Linee Guida relative alle richieste di forze dell’ordine e governative

1. Introduzione

GoFundMe Group, Inc. e le sue societa’ controllate e affiliate (collettivamente “GFM“) si impegnano a tutelare la privacy di dipendenti, clienti e altri individui (collettivamente “Interessati“) e ad aderire alle normative sulla privacy dei dati applicabili nelle molte giurisdizioni in cui operano, al contempo sforzandosi ragionevolmente di collaborare con richieste legittime di assistenza e di informazioni da parte delle forze dell’ordine. Pertanto, i documenti aziendali di GFM e le altre informazioni non pubbliche o riservate sui suoi dipendenti, clienti o altri individui (collettivamente “Documenti“) non verranno di norma rilasciati in assenza di un regolare procedimento giudiziario. Queste Linee Guida relative alle richieste da parte delle forze dell’ordine e governative (“Linee Guida“) stabiliscono i principi che GFM seguirà al momento di rispondere alle richieste provenienti da autorità incaricate della sicurezza nazionale, da forze dell’ordine, da autorita’ amministrative e ad altre richieste legali e hanno lo scopo di guidare i dipendenti e i rappresentanti di GFM in relazione a situazioni in cui i Documenti possono essere legittimamamente mostrati alle forze dell’ordine, alle autorità di vigilanza e ad altri enti governativi (collettivamente “Autorità Governative“).

2. Campo di applicazione

Queste Linee Guida si applicano a tutti i reparti e dipendenti di GFM, nonché agli appaltatori, ai dipendenti temporanei, ai consulenti esterni e agli altri rappresentanti che lavorano per conto di GFM e possiedono, controllano o hanno in altro modo accesso ai Documenti. 

3. Produzione soltanto in caso di ordini validi e vincolanti

Come regola generale, GFM risponderà solo a ordini del tribunale, ordini  ad esibire prove documentali in giudizio e mandati di perquisizione formali, legittimi e applicabili o ad altre richieste legali da parte di Autorità Governative che impongono la produzione di Documenti (collettivamente, “Ordini“). Fatte salve le circostanze in cui le Autorità Governative forniscano informazioni sufficienti a dimostrare che un’emergenza che comporta una minaccia imminente di morte o lesioni gravi a una  persona, terrorismo, cyber-terrorismo, sequestro di persona, virus contagiosi o altra emergenza che, secondo il giudizio in buona fede di GFM preso dopo aver consultato il proprio ufficio legale e il proprio ufficio Trust & Safety, richieda la produzione senza indugio di Documenti specifici (“Circostanze Urgenti“, illustrate di seguito), GFM non procederà alla produzione di Documenti laddove: 

• L’Ordine non sia vincolante. GFM non fornirà Documenti in risposta a richieste informali o non vincolanti. GFM informerà il richiedente delle proprie Linee Guida al riguardo.
• L’Ordine sia extraterritoriale. GFM considererà come extraterritoriali e non vincolanti tutte le richieste indirizzate a una specifica entità GFM situata in una giurisdizione diversa da quella dell’entità che richiede i Doumenti. GFM informerà il richiedente sulla possibilita’ di avvalersi degli accordi di mutua assistenza giudiziaria (Mutual Legal Assistance, “MLAT“), della Convenzione dell’Aja sull’assunzione di prove all’estero o di altri accordi analoghi per cercare i Documenti. Le richieste extraterritoriali saranno gestite secondo quanto stabilito nella Sezione 11.
• L’Ordine abbia un vizio legale. GFM non fornirà Documenti in risposta a un ordine che sia stato notificato impropriamente, che sia troppo generico o che sia altrimenti soggetto a vizi legali materiali. GFM deciderà se chiedere un chiarimento in merito all’ordine oppure opporsi allo stesso. 

4. Valutazione degli obblighi relativi alle Leggi sulla privacy

Anche se un Ordine è valido e vincolante ai sensi della Sezione 3, GFM cercherà di evitare la produzione di Documenti laddove tale attività creerebbe un rischio materiale di inottemperanza alle normative applicabili sulla privacy e sulla protezione dei dati e ad altre normative sui dati (“Leggi Sulla Privacy“). Nella valutazione di tali rischi correlati alle Leggi Sulla Privacy, GFM esaminerà gli obblighi normativi applicabili: (i) alla specifica entità GFM a cui viene notificato l’Ordine; (ii) alla specifica entità GFM che è parte contraente assieme all’Interessato a cui si riferiscono i Documenti; e (iii) all’Interessato in questione.

5. Conflitti potenziali

In situazioni di conflitto potenziale, in cui un Ordine valido e vincolante di produrre Documenti creerebbe un rischio effettivo di inottemperanza alle Leggi Sulla Privacy applicabili, GFM prenderà una decisione strategica in merito a se e/o come rispondere. La decisione prenderà in considerazione la probabilità e la gravità delle conseguenze legali, reputazionali, commerciali e di altro tipo scaturenti dal mancato rispetto dell’Ordine da un lato e dall’inottemperanza alle Leggi Sulla Privacy dall’altro. 

6. Notifica di Ordini all’interno della struttura aziendale

A causa dei severi requisiti delle Leggi Sulla Privacy nelle varie giurisdizioni in cui GFM opera, gli Ordini devono essere notificati all’entità GFM che ha il controllo dei Documenti richiesti. Gli Ordini notificati a un’entità GFM relativi a Documenti detenuti da un’altra entità GFM controllante, controllata o affiliata non saranno presi in considerazione. In alcuni casi ciò può significare che, per ottenere tutte le informazioni potenzialmente rilevanti, devono essere notificati più Ordini a diverse entità GFM. Anche se un Punto Di Contatto (definito di seguito) di un’entità GFM può aiutare le Autorità Governative a identificare un Punto Di Contatto presso l’entità GFM corretta, il Punto Di Contatto di un’entità GFM non puo’ gestire o rispondere a Ordini relativi a Documenti detenuti da un’altra entità GFM.

7. Procedura per la gestione delle richieste di Documenti

Quando un’Autorità Governativa presenta un Ordine orale o scritto a un dipendente o rappresentante di GFM, il dipendente o il rappresentante deve indirizzare l’Autorità Governativa all’ufficio legale di GFM o ai suoi incaricati all’indirizzo GFMLegal@gofundme.com (“Punto Di Contatto“).

Il Punto Di Contatto che riceve una richiesta di Documenti da un’Autorità Governativa deve conformarsi alle seguenti procedure: 

7.1. Requisiti essenziali 

Fatta eccezione per le Circostanze Urgenti, tutte le richieste di Documenti da parte di Autorità Governative devono essere presentate per iscritto. La richiesta scritta deve contenere le seguenti informazioni per permettere la verifica della stessa:

• • Nome dell’autorità governativa;
  • Nome e qualifica della persona che presenta la richiesta;
  • Recapiti dell’Autorità Governativa (ad es., e-mail e numero di telefono); e
  • Indirizzo fisico verificabile del mittente.

7.2. Identificativi univoci

Gli Ordini devono includere elementi che identifichino in maniera univoca l’Interessato specifico e informazioni sufficienti per identificare in modo accurato e preciso i Documenti da produrre. Il nome dell’Interessato senza ulteriori informazioni (ad es., data di nascita, recapiti, titolo di lavoro o funzione per i dipendenti) non è un elemento identificativo sufficientemente univoco a consentire alle entità GFM di identificare l’Interessato.

7.3. Campo di applicazione

Gli ordini devono essere il più possibile ristretti e specifici per evitare interpretazioni erronee, ritardi o obiezioni in risposta a richieste eccessivamente ampie. Gli ordini devono fornire dettagli sufficienti a produrre solo le informazioni relative all’Interessato in questione. Ordini di fornire informazioni non incluse nel corpo dell’ordine di esibizione di prove documentali, del mandato di perquisizione o dell’ordine del tribunale firmati non saranno presi in considerazione.

7.4. Contenuti

Le richieste di contenuto specifico (ad es., registri disciplinari o medici dei dipendenti, comunicazioni relative all’impiego, trascrizioni di comunicazioni verbali dei clienti o di altri terzi, registrazioni) devono avere la forma di mandato di perquisizione supportato da fondato motivo approvato da un tribunale o da un Ordine obbligatorio comparabile secondo la legge applicabile.

7.5. Procedura di verifica

Il Punto Di Contatto esaminera’ gli Ordini per rilevarne eventuali vizi legali, tra cui: (i) il modo in cui è stato notificato; (ii) l’ampiezza della richiesta; (iii) la forma; o (iv) un’insufficiente dimostrazione di fondati motivi fatta al tribunale. Se sussiste un vizio materiale, il Punto Di Contatto deve stabilire se chiedere chiarimenti sull’Ordine oppure opporsi allo stesso, consultandosi, a seconda delle necessita’, con il proprio supervisore o con un consulente esterno.

8. Modalità di consegna (Consegna elettronica)

Negli Stati Uniti: GFM accetterà la notifica di Ordini in formato elettronico tramite il modulo web qui da parte di forze dell’ordine, solo a condizione che provengano da un indirizzo e-mail o da un numero di fax ufficiale delle forze dell’ordine; in questi casi non è necessaria la consegna fisica. GFM accetterà ordini di esibizione di prove documentali in giudizio o ordini per la produzione di Documenti da parte del tribunale competente tramite il modulo web disponibile qui. In alternativa, GFM accetterà la notifica all’agente registrato di GFM per la notifica di atti di citazione.

Nel resto del mondo: GFM non accetterà la notifica di Ordini in formato elettronico, a meno che non venga ottenuto il previo consenso scritto di GFM nel singolo caso. Al contrario, la notifica sarà accettata solo se effettuata in conformità alle Sezioni 3 e 11. 

9. Ordini protettivi

Se viene richiesta la produzione dei Documenti, il Punto Di Contatto deve considerare se sia opportuno chiedere all’Autorità Governativa e/o al tribunale competente di emettere un provvedimento cautelare per conservare i Documenti riservati e limitarne l’uso. Ad esempio, il Punto Di Contatto potrebbe prendere in considerazione di fare cio’ nei casi in cui i Documenti includono segreti commerciali di GFM o altre informazioni proprietarie e riservate.

10. Procedure di produzione

Se è appropriato produrre Documenti in risposta a un Ordine, prima di rilasciare i Documenti il Punto Di Contatto esaminerà le informazioni che potrebbero dover essere rilasciate in risposta all’Ordine, e si atterra’ rigorosamente all’Ordine con l’intento di evitare di fornire informazioni che non siano specificamente richieste nello stesso anche, se lo ritiene opportuno,   selezionando parti dei Documenti. Il Punto Di Contatto può anche valutare se richiedere  all’Autorità Governativa una limitazione della portata dell’Ordine.

11. Richieste extraterritoriali

Qualora l’Ordine di un’Autorità Governativa in una giurisdizione cerchi di imporre la produzione di Documenti posseduti o controllati in un’altra giurisdizione, il Punto Di Contatto esaminerà se vi siano limitazioni giurisdizionali applicabili all’Ordine e/o se la produzione dei Documenti richiesti possa dar luogo a potenziali problemi con riguardo alle Leggi Sulla Privacy, agli statuti anti investigativi o di blocco o ad altre restrizioni locali alla produzione di Documenti (“Restrizioni Sui Dati“). L’esame di queste problematiche da parte del Punto Di Contatto in genere comporterà l’analisi delle applicabili Restrizioni Sui Dati (che potrebbero richiedere che l’Autorità Governativa utilizzi i MLAT o accordi simili), nonché dei termini delle pertinenti linee guida e procedure sulla privacy di GFM. A meno che non ricorrano Circostanze Urgenti, la regola di GFM e’ di non rispondere agli Ordini che superino l’estensione giurisdizionale dell’Autorità Governativa richiedente e, quando risponde agli Ordini, di non violare le  applicabili Restrizioni Sui Dati.

Inoltre, salvo i casi in cui ricorrano Circostanze Urgenti, i dati non potranno essere spostati da un controllore dei dati a un altro o da una giurisdizione a un’altra per facilitarne l’accesso da parte delle Autorità Governative. Nei casi in cui un Ordine applicabile legalmente valido richieda la produzione di Documenti in modo contrario alle Restrizioni Sui Dati applicabili, il Punto Di Contatto dovra’ stabilire come rispondere, consultandosi, a seconda delle necessita’, con il proprio supervisore o con un consulente esterno. L’entità GFM destinataria dell’Ordine incoraggerà l’Autorità Governativa a utilizzare i MLAT o altri accordi simili che possano facilitare la produzione delle informazioni richieste in modo coerente con le Restrizioni Sui Dati applicabili.

12. Procedura per le Circostanze Urgenti

Come indicato sopra, le Circostanze Urgenti sono circostanze in cui l’Autorità Governativa fornisce al Punto Di Contatto informazioni tali da indurlo a credere in buona fede, dopo aver consultato l’ufficio legale e il team Trust & Safety di GFM, che un’emergenza che comporta un imminente pericolo di morte, terrorismo, sequestro di persona, virus contagiosi o gravi lesioni fisiche a una persona richieda senza indugio la produzione di Documenti specifici. Un funzionario delle forze dell’ordine che cerchi di dimostrare l’esistenza di Circostanze Urgenti deve essere in grado di provare in modo adeguato la propria identità (ad es., presentando un distintivo o altro mezzo congruo di identificazione governativa ) e la natura della Circostanza Urgente.

In caso di Circostanze urgenti, GFM è autorizzata, ma non tenuta, a passare volontariamente  informazioni, inclusi i Documenti, alle forze dell’ordine. Una tale azione va presa solo per affrontare le Circostanze Urgenti che la giustificano. Allo stesso modo, GFM può rifiutare o differire la produzione di Documenti in risposta a un Ordine valido e vincolante se ritiene che tale produzione possa dar luogo a gravi lesioni fisiche a una persona o che altre Circostanze Urgenti siano evidenti. 

13. Notifica all’Interessato e suo consenso

GFM si riserva il diritto di informare gli Interessati i cui Documenti vengono richiesti in risposta a un Ordine, salvo laddove una tale notifica sia vietata dall’Ordine stesso o dalla legge. GFM si riserva inoltre il diritto di richiedere il consenso dell’Interessato alla produzione dei Documenti pertinenti.

In tutti casi in cui viene emesso un Ordine di produzione di Documenti relativi a uno o più Interessati, il Punto Di Contatto dovrà stabilire se sia consentito darne notifica all’Interessato e, in caso affermativo, se farlo risulterebbe appropriato. I fattori da considerare includono se la richiesta si riferisca a un dipendente o ex dipendente o altro Interessato con cui GFM abbia o abbia avuto rapporti, se i recapiti attuali dell’Interessato siano disponibili e se il Punto Di Contatto ritenga che la comunicazione all’Interessato possa creare un rischio di lesioni, decesso o altra questione grave. Il Punto Di Contatto può consultarsi con il proprio supervisore o con un consulente esterno, come opportuno a seconda dei casi, per prendere questa decisione e può consultarsi in merito a se il rilascio di Documenti sarebbe valido e sostituirebbe la necessità di un Ordine. Ove possibile, GFM onorerà il consenso verificabile dell’Interessato per il rilascio di Documenti  relativi allo stesso. In tali situazioni non è richiesto alcun Ordine.

14. Richieste di conservazione

Le richieste di conservare informazioni da parte di un’autorità giuridica valida devono essere indirizzate a un Punto Di Contatto. Tutte le richieste di conservazione devono essere presentate per iscritto e contenere le caratteristiche identificative elencate nella Procedura per la gestione delle richieste di Documenti (Sezione 7 sopra). Le richieste di conservazione devono includere informazioni sufficienti a identificare in modo accurato e preciso le informazioni che devono essere conservate. Nella maggior parte dei casi, il nome dell’Interessato senza informazioni aggiuntive (ad esempio, data di nascita, recapiti, qualifica professionale o funzione per i dipendenti) non sarà sufficiente per consentire a GFM di identificare l’Interessato.

Alla ricezione di una richiesta di conservazione debitamente compilata, il Punto Di Contatto si deve coordinare con il capo del dipartimento di Informatica di GFM per garantire che tutti i Documenti rilevanti siano conservati solo per i periodi richiesti dalla legge applicabile o per 90 giorni. A seguito della scadenza dei periodi di conservazione applicabili, il materiale conservato verrà eliminato regolarmente, a meno che non venga inoltrata dall’Autorità Governativa una richiesta di proroga.

15. Ordini a testimoniare del tribunale

GFM non rinuncerà ai requisiti previsti per la notifica di ordini a testimoniare o di altri ordini del tribunale che richiedono la deposizione di testimoni. Tali ordini del tribunale devono essere notificati personalmente alla persona a cui sono indirizzati o all’agente registrato GFM designato a ricevere la notifica di atti giudiziari; i mezzi elettronici non sono accettabili. GFM può opporsi a ordini per testimonianze notificati con un preavviso di meno di 10 giorni lavorativi.

16. Ordini a testimoniare  o a produrre documenti documenti nel giudizio civile

Negli Stati Uniti: gli ordini a testimoniare o a produrre documenti nel giudizio civile possono essere notificati fisicamente all’entità GFM competente o al suo agente registrato addetto a ricevere la notifica di atti processuali, tramite questo modulo web. Un Punto Di Contatto dovrebbe esaminare il suddetto ordine per confermare che la relativa notifica sia corretta, che sia giuridicamente vincolante e che la sua portata sia ragionevole. Gli ordini di una giurisdizione notificati a un’entità GFM in un’altra giurisdizione non saranno di norma vincolanti. Il Punto Di Contatto può consultarsi col proprio supervisore o con un consulente esterno, come piu’ appropriato a seconda dei casi, nel prendere queste decisioni. 

Nel resto del mondo: GFM non accetterà la notifica in formato elettronico di ordini a testimoniare o a produrre documenti nel giudizio civile, a meno che non venga ottenuto il previo consenso scritto di GFM in ciascun caso. Al contrario, la notifica è accettata solo se effettuata in conformità alle Sezioni 3 e 11. 

17. Riservatezza

GFM riconosce e rispetta le aspettative legittime di riservatezza dei propri clienti e dipendenti. In relazione a un Ordine, i dipendenti e i rappresentanti di GFM:

• Possono accedere ai Documenti ed elaborarli solo se vi e’ reale necessità di conoscere le informazioni e con le debite approvazioni.
• Possono utilizzare solo i sistemi GFM approvati per l’archiviazione e l’elaborazione dei Documenti. 
• Non devono discutere, rivelare o fornire in altro modo l’accesso ai Documenti al di fuori di GFM, a eccezione di quanto consentito in queste Linee Guida.
• Non devono parlare pubblicamente di argomenti relativi all’attività commerciale che potrebbero comportare il rilascio di Documenti.

18. Sanzioni per violazione di queste Linee Guida

Nella misura consentita dalla legge applicabile, i dipendenti e rappresentanti di GFM che violano queste Linee Guida saranno ritenuti responsabili per tale violazione; le sanzioni per le violazioni possono includere la risoluzione del contratto per giusta causa.

19. Domande e recapiti

In caso ci siano di domande su queste Linee Guida, si prega contattare GFM inviando un’e-mail a GFMLegal@gofundme.com.