Politique relative aux requêtes des autorités gouvernementales ou chargées de l’application de la loi

1. Introduction

GoFundMe Group, Inc., ainsi que ses filiales et sociétés affiliées (collectivement, «GFM» ) s’engagent à protéger la vie privée des employés, clients et autres personnes (collectivement, «Personnes concernées») et à respecter les réglementations sur la protection des données qui s’appliquent dans les nombreuses juridictions dans lesquelles elles mènent leurs activités, tout en déployant des efforts raisonnables pour coopérer dans le cadre de demandes d’assistance et d’information des forces de l’ordre. Par conséquent, les registres commerciaux de GFM et d’autres informations non publiques ou confidentielles concernant ses employés, ses clients ou d’autres personnes (collectivement, «Registres») ne seront généralement pas divulgués en dehors du cadre d’une procédure légale appropriée. La présente politique relative aux requêtes des autorités gouvernementales ou chargées de l’application de la loi («Politique») établit les principes que GFM suivra lorsqu’elle répondra à des requêtes de sécurité nationale, des autorités chargées de l’application de la loi, et autres requêtes règlementaires ou légales, et est destinée à guider les employés et les représentants de GFM concernant les situations dans lesquelles les Registres peuvent être adéquatement divulgués aux organismes chargés de l’application de la loi, aux autorités de supervision et autres entités gouvernementales (collectivement, «Autorités gouvernementales»).

2. Champ d’application

La présente Politique s’applique à tous les services et employés de GFM, ainsi qu’aux entrepreneurs, employés temporaires, consultants externes ou autres représentants travaillant pour le compte de GFM qui possèdent, gèrent ou ont autrement accès aux Registres.

3. Production de Registres dans le cadre d’ordonnances valides et contraignantes uniquement

De manière générale, GFM ne répondra qu’aux ordonnances judiciaires, citations à comparaître, mandats de perquisition ou autres demandes légales formelles, légitimes et applicables exigeant la production de Registres (collectivement, les «Ordonnances») émises par des Autorités gouvernementales. Sauf dans les cas où les Autorités gouvernementales fournissent suffisamment d’informations pour démontrer qu’une urgence impliquant une menace imminente de mort ou de blessure grave pour toute personne, des actes de terrorisme, de cyberterrorisme, un enlèvement, des virus contagieux ou toute autre urgence, telle que déterminée de bonne foi par GFM en consultation avec le service juridique et l’équipe confiance et sécurité, exige la divulgation de Registres spécifiques sans délai («Situations d’urgence», dont une définition détaillée est fournie ci-après), GFM ne produira aucun Registre lorsque :

L’Ordonnance n’est pas contraignante. GFM ne produira pas de Registres en réponse à des demandes informelles ou autres demandes non contraignantes. GFM informera le demandeur au sujet de sa Politique sur cette question.
L’Ordonnance est extraterritoriale. GFM considérera comme extraterritoriale et non contraignante toute requête adressée à une entité GFM spécifique dans une juridiction différente de celle de l’entité à l’origine de la requête. GFM indiquera au demandeur de recourir aux traités d’entraide judiciaire (« MLATs »), à la Convention de La Haye sur l’obtention de preuves à l’étranger en matière civile ou commerciale, ou à d’autres dispositifs comparables afin d’ obtenir les Registres. Les requêtes extraterritoriales seront traitées conformément à la section 11.
L’Ordonnance présente un vice juridique. GFM ne produira pas de Registres en réponse à une Ordonnance qui est incorrectement signifiée, trop générale, ou autrement sujette à un vice juridique important. GFM pourra, si elle le souhaite, demander une clarification de l’Ordonnance ou s’y opposer.

4. Évaluation des considérations relatives à la loi relative à la protection des données

Même si une Ordonnance est valide et contraignante conformément à la section 3, GFM cherchera à éviter de produire lesdits Registres lorsque cela crée un risque matériel de non-conformité avec les réglementations applicables en matière de confidentialité, de protection des données et autres réglementations (« Loi relative à la protection des données »). Lors de l’évaluation des risques liés à ladite Loi relative à la protection des données, GFM tiendra compte des obligations prévues par la Loi relative à la protection des données applicables à : (i) l’entité GFM spécifique à laquelle l’Ordonnance est signifiée ; (ii) l’entité GFM spécifique qui est la partie contractante avec la Personne concernée à laquelle les Registres se rapportent ; et (iii) la Personne concernée.

5. Conflits potentiels

Dans des situations de conflit potentiel, lorsqu’une Ordonnance valide et contraignante visant la production de Registres est susceptible de présenter un risque important de non-conformité avec la Loi relative à la protection des données en vigueur, GFM décidera de manière stratégique si et/ou comment répondre. La décision tiendra compte de la probabilité et de la gravité des conséquences pour la réputation, des conséquences juridiques, commerciales et autres de la non-conformité avec l’Ordonnance d’une part, et de la non-conformité aux Lois relatives à la protection des données d’autre part.

6. Signification des actes de procédure au sein de la structure de l’entreprise

En raison des exigences strictes de la Loi relative à la protection des données dans les différentes juridictions où GFM mène ses activités, les Ordonnances doivent être signifiées à l’entité GFM qui est responsable des Registres demandés. Les Ordonnances signifiées à une entité liées aux Registres détenus par une société mère, une filiale ou une société affiliée ne seront pas acceptées. Dans certains cas, cela peut vouloir dire que plusieurs Ordonnances doivent être signifiées à diverses entités de GFM pour obtenir toutes les informations potentiellement pertinentes. Bien que l’Interlocuteur (voir définition ci-dessous) d’une entité GFM puisse aider les Autorités gouvernementales à identifier un Interlocuteur au sein de la bonne entité, l’Interlocuteur d’une entité ne peut pas traiter ou répondre aux Ordonnances relatives aux Registres détenus par une autre entité.

7. Procédure de traitement des requêtes liées aux Registres

Lorsqu’une Autorité gouvernementale présente une Ordonnance orale ou écrite à un employé ou un représentant de GFM, l’employé ou le représentant doit rediriger l’Autorité gouvernementale vers le service juridique de GFM ou ses représentants à l’adresse suivante : GFMLegal@gofundme.com (« Interlocuteur »).

Un Interlocuteur qui reçoit une requête concernant des Registres de la part d’une Autorité gouvernementale doit se conformer aux procédures suivantes :

7.1. Formulaire de base

Sauf en cas de Situations d’urgence, toutes les requêtes émanant des Autorités gouvernementales concernant des Registres doivent être soumises par écrit. La requête écrite doit inclure les informations suivantes pour permettre sa vérification :

- Nom de l’Autorité gouvernementale ;
- Nom et titre de la personne à l’origine de la requête ;
- Coordonnées de l’Autorité gouvernementale (p. ex., courriel et numéro de téléphone) ; et
- Adresse physique de l’expéditeur vérifiable.

7.2. Identifiants uniques

Les Ordonnances doivent inclure les identifiants uniques de la ou des Personnes concernées et suffisamment d’informations pour identifier précisément et strictement les Registres à produire. Le nom de la Personne concernée sans informations supplémentaires (p. ex., date de naissance, coordonnées, intitulé de poste ou fonction pour les employés) ne constitue pas un identifiant unique suffisant pour permettre aux entités de GFM d’identifier une Personne concernée.

7.3. Champ d’application

Les Ordonnances doivent être aussi restrictives et spécifiques que possible pour éviter toute interprétation erronée, tout retard ou toute objection en réponse à des requêtes trop générales. Les Ordonnances doivent contenir suffisamment de détails pour que seules les informations relatives aux Personnes concernées en question soient fournies. Les Ordonnances concernant des informations non incluses dans le corps de la citation à comparaître, du mandat de perquisition ou de l’ordonnance signés du tribunal seront ignorées.

7.4. Contenu

Les demandes de contenu (p. ex., les dossiers disciplinaires ou médicaux des employés, les communications liées à l’emploi, les comptes-rendus textuels des communications des clients ou d’autres tiers, les enregistrements) doivent prendre la forme d’un mandat de perquisition étayé par un motif valable approuvé par un tribunal ou une Ordonnance obligatoire comparable en vertu de la loi applicable.

7.5. Procédure d’examen

L’Interlocuteur examinera les Ordonnances à la recherche de vices juridiques, y compris : (i) la manière dont elle a été signifiée ; (ii) la généralité de la demande ; (iii) sa forme ; ou (iv) une preuve insuffisante du motif valable faite à un tribunal. Si un vice matériel existe, l’Interlocuteur déterminera s’il faut demander une clarification de l’Ordonnance ou s’il faut s’y opposer, en consultation avec une autorité de contrôle ou un conseiller externe si nécessaire.

8. Mode de transmission (transmission électronique)

Aux États-Unis : GFM acceptera la signification d’Ordonnances par voie électronique, au moyen du formulaire Web disponible ici émises par des autorités chargées de l’application de la loi uniquement à condition qu’elles soient reçues à partir d’un compte de courriel ou d’un numéro de fax officiel des forces de l’ordre ; aucune transmission physique n’est nécessaire dans ce cas. GFM acceptera les assignations à comparaître ou les ordonnances de production de tout tribunal compétent par le biais du formulaire Web disponible ici. Alternativement, GFM acceptera la signification à l’agent enregistré de GFM responsable du processus de signification.

Ailleurs dans le monde : GFM n’acceptera pas la signification d’Ordonnances par voie électronique, sauf si le consentement écrit préalable de GFM est obtenu dans chaque cas. Au lieu de cela, la signification ne sera acceptée que conformément aux sections 3 et 11.

9. Ordonnances conservatoires

Si la divulgation est requise, l’Interlocuteur doit déterminer s’il convient de demander à l’Autorité gouvernementale et/ou à tout tribunal compétent de rendre une ordonnance conservatoire pour préserver la confidentialité des Registres et limiter leur utilisation. Par exemple, l’Interlocuteur pourrait envisager de le faire dans les cas où les Registres comprennent des secrets commerciaux de GFM ou d’autres informations protégées et confidentielles.

10. Procédures de production

S’il est nécessaire de produire des Registres en réponse à une Ordonnance, l’Interlocuteur examinera les informations qui pourraient être demandées dans le cadre de l’Ordonnance avant de publier les Registres, et respectera l’Ordonnance dans le but d’éviter de fournir toute information qui n’est pas spécifiquement demandée dans l’Ordonnance, y compris, lorsque l’Interlocuteur le juge approprié, en expurgeant des parties des Registres. L’Interlocuteur peut également déterminer s’il faut demander une réduction du champ d’application de l’Ordonnance auprès de l’Autorité gouvernementale.

11. Demandes extraterritoriales

Lorsqu’une Ordonnance émanant d’une Autorité gouvernementale d’une juridiction cherche à imposer la production de Registres détenus ou gérés dans une autre juridiction, l’Interlocuteur examinera s’il existe des limitations juridictionnelles applicables à l’Ordonnance et/ou si la production des Registres demandés est susceptible d’entraîner des problèmes potentiels en vertu des Lois relatives à la protection des données, des lois anti-investigation ou de blocage, ou d’autres restrictions locales en matière de production de Registres («Restrictions relatives aux données»). L’examen de ces questions par l’Interlocuteur implique généralement l’analyse des Restrictions relatives aux données (qui peuvent exiger que l’Autorité gouvernementale s’appuie sur les MLATs ou un accord similaire), ainsi que des conditions des avis et procédures pertinentes de GFM en matière de protection des données. Sauf en cas de Situations d’urgence, la politique de GFM lui impose de ne pas répondre à une Ordonnance qui dépasse la portée juridictionnelle de l’Autorité gouvernementale à l’origine de la demande, et de ne pas violer les Restrictions relatives aux données dans le cadre de sa réponse aux Ordonnances.

En outre, sauf en cas de Situations d’urgence, les données ne doivent pas être déplacées d’un responsable du traitement ou d’une juridiction à (ou vers) un(e) autre pour faciliter l’accès par les Autorités gouvernementales. Si une Ordonnance applicable sans vice juridique exige la production de Registres d’une manière contraire aux Restrictions relatives aux données applicables, l’Interlocuteur déterminera comment y répondre, en consultation avec l’autorité de supervision ou le conseiller externe si nécessaire. L’entité GFM soumise à une telle Ordonnance doit encourager l’Autorité gouvernementale à s’appuyer sur tous MLATs ou autres dispositifs comparables qui faciliteraient la communication des informations demandées d’une manière conforme aux Restrictions relatives aux données applicables.

12. Procédure en cas de Situations d’urgence

Comme indiqué ci-dessus, les Situations d’urgence sont des circonstances dans lesquelles l’Autorité gouvernementale fournit suffisamment d’informations à l’Interlocuteur pour que celui-ci, en consultation avec le service juridique et l’équipe confiance et sécurité, estime de bonne foi qu’une urgence impliquant une menace imminente de mort, de terrorisme, d’enlèvement, de virus contagieux ou de blessure physique grave pour toute personne, nécessite la divulgation sans délai de Registres spécifiques. Un agent des forces de l’ordre cherchant à démontrer l’existence de Situations d’urgence doit être en mesure de prouver son identité de manière appropriée (c’est-à-dire présenter un badge ou autre document gouvernemental approprié) et la nature de la Situation d’urgence.

En cas de Situations d’urgence, GFM est autorisée, sans y être obligée, à divulguer volontairement des informations, y compris les Registres, aux forces de l’ordre. Une telle divulgation doit être étroitement circonscrite aux Situations d’urgence qui la justifient. De même, GFM peut refuser ou différer la production de Registres en réponse à une Ordonnance valide et contraignante si GFM estime que cette production pourrait entraîner des blessures physiques graves pour toute personne ou si d’autres Situations d’urgence apparaissent.

13. Notification et consentement de la Personne concernée

GFM se réserve le droit de notifier les Personnes concernées au sujet desquelles des Registres sont demandés en réponse à une Ordonnance, sauf si la fourniture d’une telle notification est interdite par l’Ordonnance elle-même ou par la loi. GFM se réserve également le droit de solliciter le consentement de la Personne concernée à la divulgation des Registres concernés.

Dans tous les cas où une Ordonnance est émise concernant des Registres relatifs à une ou plusieurs Personnes concernées, l’Interlocuteur doit déterminer si la notification à la Personne concernée est autorisée et, le cas échéant, si elle est pertinente. Pour cela, il est important de prendre en compte certains facteurs, notamment si la demande concerne un employé actuel ou un ancien employé ou toute autre Personne concernée avec laquelle GFM entretient ou a entretenu une relation, si les coordonnées actuelles de la Personne concernée sont disponibles et si l’Interlocuteur estime que la notification est susceptible de créer un risque de dommage, de décès ou autre problème grave. L’Interlocuteur peut consulter une autorité de surveillance ou un conseiller externe, le cas échéant, pour procéder à cette détermination et notamment afin de déterminer si la divulgation des Registres est valide et susceptible de se substituer à la nécessité d’une Ordonnance. Dans la mesure du possible, GFM honorera le consentement vérifiable de la Personne concernée à la divulgation des Registres relatifs à ladite Personne concernée. Aucune Ordonnance n’est requise dans de telles situations.

14. Demandes de conservation

Les demandes de conservation d’informations émanant d’une Autorité gouvernementale valide doivent être adressées à un Interlocuteur. Ladite demande de conservation doit être faite par écrit et contenir les caractéristiques d’identification énumérées dans la procédure de traitement des Registres (section 7 ci-dessus). Les demandes de conservation doivent inclure suffisamment d’informations pour identifier précisément et strictement les informations à conserver. Dans la plupart des cas, le nom de la Personne concernée sans informations supplémentaires (p. ex., date de naissance, coordonnées, intitulé de poste ou fonction pour les employés) ne suffit pas pour permettre à GFM d’identifier la Personne concernée.

Sur réception d’une demande de conservation correctement effectuée, l’Interlocuteur doit collaborer avec le responsable informatique pour s’assurer que les Registres fournis dans le cadre d’une réponse à une Ordonnance ne sont stockés que pendant les périodes requises par la loi applicable ou pendant 90 jours. Après l’expiration des périodes de conservation applicables, le document conservé sera régulièrement supprimé, à moins qu’une demande de prolongation ne soit reçue de l’Autorité gouvernementale.

15. Ordonnances du tribunal concernant les dépositions de témoins

GFM ne renonce pas aux exigences de signification des citations à comparaître ou d’autres ordonnances judiciaires visant à obtenir la déposition de témoins. Toute ordonnance judiciaire doit être remise soit personnellement à la personne à qui elle est adressée, soit à l’agent enregistré de GFM responsable du processus de signification ; les moyens électroniques ne sont pas acceptés. GFM s’oppose aux citations à comparaître concernant les dépositions de témoins qui sont notifiées moins de 10 jours ouvrables au préalable.

16. Citations à comparaître civiles

Aux États-Unis : les citations à comparaître civiles peuvent être signifiées physiquement à l’entité GFM compétente ou à son agent enregistré responsable du processus de signification, par l’intermédiaire de ce formulaire Web. Un Interlocuteur doit examiner toute citation à comparaître civile pour confirmer que sa signification était correcte, qu’elle est juridiquement contraignante, et que son champ d’application est raisonnable. Les citations à comparaître civiles d’une juridiction signifiées à une entité GFM dans une autre juridiction ne seront normalement pas contraignantes. L’Interlocuteur peut consulter une autorité de contrôle ou un conseiller externe, le cas échéant, pour procéder à ces déterminations.

Ailleurs dans le monde : GFM n’acceptera pas la signification des citations à comparaître civiles par voie électronique, sauf si le consentement écrit préalable de GFM est obtenu dans chaque cas. Au lieu de cela, la signification ne sera acceptée que conformément aux sections 3 et 11.

17. Confidentialité

GFM reconnaît et valorise les attentes légitimes de ses clients et de ses employés en matière de confidentialité. Dans le cadre d’une Ordonnance, les employés et représentants de GFM :

Doivent uniquement accéder aux Registres et les traiter si cela est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions et avec les autorisations nécessaires.
Ne doivent utiliser que des systèmes GFM approuvés pour le stockage et le traitement des Registres.
Ne doivent pas discuter, révéler ou autrement fournir un accès à des Registres en dehors de GFM, sauf dans la mesure permise par la présente Politique.
Ne doivent pas parler publiquement de sujets liés à l’entreprise qui pourraient impliquer la divulgation des Registres.

18. Sanctions pour violation de la présente Politique

Dans la mesure où la loi applicable le permet, les employés et les représentants seront tenus responsables des violations de cette Politique ; les mesures disciplinaires prises en cas de violation peuvent aller jusqu’au licenciement motivé.

19. Questions et coordonnées

Si vous avez des questions sur cette Politique, vous pouvez contacter GFM en envoyant un courriel à GFMLegal@gofundme.com.