Política de cumplimiento de la ley y de requerimientos de las Administraciones Públicas

 1. Introducción

GoFundMe Group, Inc. y sus subsidiarias y filiales (en conjunto, “GFM“) se comprometen a mantener la privacidad de los empleados, clientes y otras personas (en conjunto, “Interesados“) y a cumplir con las normas de privacidad de datos que se aplican en la gran cantidad de jurisdicciones en las que opera, al mismo tiempo que realiza esfuerzos razonables para cooperar con las solicitudes de asistencia e información de las Administraciones Públicas y fuerzas del orden público correspondientes. Por lo tanto, los documentos y registros comerciales de GFM y otra información no pública o confidencial sobre sus empleados, clientes u otras personas (en conjunto, “Registros“) generalmente no se divulgarán sin el debido requerimiento administrativo y/o judicial. Esta Política de cumplimiento de la ley y de requerimientos de las Administraciones Públicas (“Política“) establece los principios que GFM seguirá al responder a solicitudes de seguridad nacional, cumplimiento de la ley, reglamentarias y otras solicitudes administrativas y tiene como objetivo guiar a los empleados y representantes de GFM con respecto a situaciones en las que los Registros pueden ser debidamente divulgados a los organismos encargados de hacer cumplir la ley, las autoridades de supervisión y otras entidades judiciales y gubernamentales (en conjunto, “Administraciones Públicas“).

2. Ámbito de aplicación

Esta Política se aplica a todos los departamentos y empleados de GFM, así como a contratistas, empleados temporales, consultores externos u otros representantes que trabajen en nombre de GFM que posean, controlen o de alguna otra manera tengan acceso a los Registros. 

3. Presentación de materiales únicamente en caso de Órdenes válidas y vinculantes

Como regla general, GFM solo responderá a órdenes judiciales, citaciones, órdenes de allanamientos u otros requerimientos legales, legítimos y pertinentes que obliguen a la presentación de Registros (en conjunto, “Órdenes“) por parte de las Administraciones Públicas. Salvo en aquellas circunstancias en las que las Administraciones Públicas proporcionen suficiente información para demostrar que una emergencia que implica una amenaza inminente de muerte o lesiones graves a cualquier persona, terrorismo, ciberterrorismo, secuestro, virus contagiosos o cualquier otra emergencia determinada de buena fe por GFM tras consultarlo con el Departamento Jurídico y el Departamento de Seguridad requiere la divulgación de Registros específicos a la mayor brevedad (“Circunstancias Apremiantes“, detalladas más adelante), GFM no accederá a la entrega de Registros cuando: 

• La Orden no sea vinculante. GFM no proporcionará Registros en respuesta a consultas informales ni a otras consultas no vinculantes. GFM informará al solicitante sobre la Política de la empresa respecto a este tema.
• La Orden sea extraterritorial. GFM considerará como extraterritorial y no vinculante cualquier solicitud dirigida a una entidad GFM específica en una jurisdicción diferente a la de la entidad solicitante. GFM informará al solicitante que utilice tratados de asistencia jurídica mutua (“MLAT“), la Convención de la Haya sobre Pruebas u otros acuerdos similares para obtener los Registros. Las solicitudes extraterritoriales se tramitarán de acuerdo con la sección 11.
• La Orden tenga un defecto jurídico. GFM no proporcionará Registros en respuesta a una Orden que se notifique incorrectamente, sea demasiado amplia o esté sujeta a un defecto jurídico material. GFM decidirá si solicitar una aclaración de la Orden u oponerse a la Orden. 

4. Evaluación de las consideraciones sobre Leyes de Privacidad

Incluso si una Orden es válida y vinculante según la sección 3, GFM tratará de evitar la entrega de información cuando dicha actividad cree un riesgo sustancial de incumplimiento de las normativas correspondientes sobre privacidad, protección de datos y otras regulaciones de datos (“Ley de Privacidad“). Al evaluar estos riesgos de la Ley de Privacidad, GFM considerará las obligaciones de la Ley de Privacidad aplicables a los siguientes: (i) la entidad específica de GFM a la que se entrega la Orden; (ii) la entidad específica de GFM que sea la parte contratante con el Interesado a quien se refieren los Registros; y (iii) el Interesado correspondiente.  

5. Posibles conflictos

En aquellas situaciones de un potencial conflicto, en las cuales una Orden válida y vinculante para entregar Registros crearía un riesgo sustancial de incumplimiento de la Ley de Privacidad aplicable, GFM tomará una decisión estratégica sobre si responder y/o cómo responder. La decisión tendrá en cuenta la probabilidad y la gravedad de las consecuencias legales, reputacionales, comerciales y de otro tipo que acarrearía el incumplimiento de la Orden, por un lado, y el incumplimiento de las Leyes de Privacidad, por el otro. 

6. Notificación de actos procesales dentro de la estructura corporativa

Debido a los estrictos requerimientos de la Ley de Privacidad en las diversas jurisdicciones donde opera GFM, las Órdenes deben entregarse a la entidad de GFM que controla los Registros solicitados. No se atenderán las Órdenes entregadas a una entidad que conciernan a los Registros de otra entidad matriz, subsidiaria o afiliada. En algunos casos, esto puede significar que se deben entregar varias Órdenes a varias entidades GFM para obtener toda la información potencialmente pertinente. Si bien un Punto de Contacto (definido a continuación) de una entidad GFM puede ayudar a las Administraciones Públicas a identificar un Punto de Contacto en la entidad correcta, un Punto de Contacto de una entidad no puede gestionar ni responder a Órdenes relacionadas con Registros en poder de otra entidad.

7. Procedimiento para la gestión de solicitudes de Registro

Cuando una Administración Pública presente una Orden verbal o escrita a un empleado o representante de GFM, el empleado o representante debe remitir a la Administración Pública al Departamento Jurídico de GFM o al personal designado por dicho departamento al correo GFMLegal@gofundme.com (“Punto de Contacto“).

Un Punto de Contacto que recibe una solicitud de entrega de Registros de una Administración Pública deberá cumplir con los siguientes procedimientos: 

7.1. Formato básico 

Salvo en el caso de Circunstancias Apremiantes, todas las solicitudes de Registros presentadas por una Administración Pública deben enviarse por escrito. La solicitud por escrito debe incluir la siguiente información para permitir la verificación de la solicitud:

• • Nombre de la Administración Pública;
  • Nombre y cargo de la persona que envía la solicitud;
  • Datos de contacto de la Administración Pública (por ejemplo, correo electrónico y número de teléfono); y
  • Dirección de devolución física verificable.

7.2. Identificadores únicos

Las Órdenes deben incluir identificadores únicos para los Interesados específicos e información suficiente para identificar de manera precisa y específica los Registros que se suministrarán. El nombre del Interesado sin información adicional (por ejemplo, la fecha de nacimiento, los datos de contacto, el cargo o la función en caso de un empleado) no es un identificador lo suficientemente único que permitiría a las entidades GFM identificar al Interesado.

7.3. Ámbito de aplicación

Las Órdenes deben ser lo más precisas y específicas que sea posible para evitar errores de interpretación, retrasos u objeciones en respuesta a solicitudes demasiado amplias. Las Órdenes deben proporcionar detalles suficientes para suministrar únicamente información relacionada con los Interesados en cuestión. Las Órdenes de entrega de información no incluidas en el cuerpo de la citación, la orden de allanamiento o la orden judicial firmada no se tendrán en cuenta.

7.4. Contenido

Las solicitudes de contenido (por ejemplo, registros disciplinarios o médicos de empleados, comunicaciones de tipo laboral, registros tomados textualmente del cliente u otras comunicaciones de terceros, grabaciones) deben presentarse en forma de una orden de allanamiento respaldada por un motivo razonable y fundado que haya sido aprobado por un tribunal o una Orden de obligatorio cumplimiento comparable en virtud de la ley aplicable.

7.5. Procedimiento de análisis

El Punto de Contacto examinará las Órdenes a fin de detectar defectos jurídicos, incluyendo: (i) la forma en que se entregó; (ii) la extensión de la solicitud; (iii) su forma; o (iv) una presentación insuficiente de motivos fundados y razonables ante un tribunal. Si existe un defecto material, el Punto de Contacto determinará si debe solicitarse la aclaración de la Orden o si procede oponerse a la Orden, realizando una consulta con un asesor jurídico de control interno o con un asesor jurídico externo, según sea necesario.

8. Forma de entrega (entrega electrónica)

En los Estados Unidos: GFM aceptará la entrega de Órdenes electrónicamente a través de un formulario web ubicado aquí de las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley únicamente cuando se reciban desde una cuenta de correo electrónico o un número de fax oficial de una autoridad encargada de hacer cumplir la ley. No es necesaria la entrega física en estos casos. GFM aceptará citaciones u órdenes de suministro de información de cualquier tribunal competente a través del formulario web que se encuentra aquí. Igualmente, GFM aceptará la entrega de las Órdenes al representante de GFM para notificación de actos procesales.

En otras partes del mundo: GFM no aceptará la entrega de Órdenes electrónicamente, a menos que se obtenga el consentimiento previo por escrito de GFM en cada caso. En su lugar, la entrega se aceptará solo cuando se efectúe de conformidad con las secciones 3 y 11. 

9. Órdenes de protección

Si la divulgación es obligatoria, el Punto de Contacto debe considerar si es apropiado solicitar a la Administración Pública o cualquier tribunal competente que dicte una orden de protección para mantener la confidencialidad de los Registros y limitar su uso. Por ejemplo, el Punto de Contacto podría considerar esta opción en circunstancias en las que los Registros incluyan secretos comerciales u otra información confidencial y de propiedad exclusiva de GFM.

10. Procedimientos de suministro de información

Si es adecuado suministrar Registros en respuesta a una Orden, el Punto de Contacto revisará la información que puede ser necesario suministrar en respuesta a la Orden antes de divulgar los Registros, y seguirá estrictamente la Orden con la intención de evitar proporcionar cualquier información que no se solicite específicamente en la Orden, lo cual incluye, cuando el Punto de Contacto lo considere apropiado, la eliminación o edición de información en determinadas partes de los Registros. El Punto de Contacto también puede considerar si debe buscar una reducción en el alcance de la Orden ante la Administración Pública.

11. Solicitudes extraterritoriales

Cuando una Orden de una Administración Pública en una jurisdicción pretenda forzar la entrega de Registros mantenidos o controlados en otra jurisdicción, el Punto de Contacto examinará si existen limitaciones jurisdiccionales aplicables a la Orden o si la entrega de los Registros solicitados daría lugar a posibles infracciones de las Leyes de Privacidad, los estatutos que restringen las investigaciones o establecen bloqueos, u otras restricciones locales de suministro de Registros (“Restricciones de Datos“). La revisión de estas potenciales infracciones por parte del Punto de Contacto generalmente implicará el análisis de las Restricciones de Datos correspondientes (que pueden requerir que la Administración Pública utilice MLAT o acuerdos similares), así como los términos de las políticas y procedimientos de privacidad de GFM pertinentes. A menos que existan Circunstancias Apremiantes, GFM tiene como política no responder a una Orden que exceda el alcance jurisdiccional de la Administración Pública solicitante, y no violar las Restricciones de Datos aplicables al responder a las Órdenes.

Además, salvo en Circunstancias Apremiantes, los datos no se transferirán de un responsable o jurisdicción a (o en) otro para facilitar el acceso de las Administraciones Públicas a los mismos. En aquellas situaciones en las que una Orden aplicable sin defecto legal requiera la entrega de Registros de una manera contraria a las Restricciones de Datos aplicables, el Punto de Contacto determinará cómo responder, consultando con un asesor de control interno o un asesor externo según sea necesario. La entidad GFM sujeta a dicha Orden alentará a la Administración Pública a utilizar cualquier MLAT u otros medios comparables que facilitarían la presentación de la información solicitada de una manera que sea acorde con cualquier Restricción de Datos aplicable.

12. Procedimiento en caso de Circunstancias Apremiantes

Como se mencionó anteriormente, las Circunstancias Apremiantes son aquellas en las que la Administración Pública proporciona información suficiente al Punto de Contacto de manera que el Punto de Contacto, tras consultarlo con el Departamento Jurídico y el Equipo de Seguridad, considere de buena fe que una emergencia que conlleva una amenaza inminente de muerte, terrorismo, secuestro, virus contagiosos o lesiones físicas graves a cualquier persona requería la divulgación de Registros específicos sin dilación. Un agente de la autoridad que pretenda demostrar que existen Circunstancias Apremiantes debe estar en condiciones de verificar con suficiencia su identidad (es decir, presentar una placa u otra identificación gubernamental apropiada) y la naturaleza de las Circunstancias Apremiantes.

En casos de Circunstancias Apremiantes, GFM está autorizada, pero no obligada, a divulgar voluntariamente información, incluidos los Registros, a las autoridades de cumplimiento de la ley. Cualquier divulgación de este tipo debe definirse de forma precisa para abordar las Circunstancias Apremiantes que justifican la divulgación. Del mismo modo, GFM puede rechazar o aplazar la presentación de Registros en respuesta a una Orden válida y vinculante si GFM considera que dicha entrega podría dar lugar a lesiones físicas graves a cualquier persona u otras Circunstancias Apremiantes son evidentes. 

13. Notificación y consentimiento del Interesado

GFM se reserva el derecho a notificar a los Interesados sobre los cuales se solicitan Registros en respuesta a una Orden, excepto cuando dicha notificación esté prohibida por la Orden misma o por la ley. GFM también se reserva el derecho de solicitar el consentimiento del Interesado para la divulgación de los Registros pertinentes.

En cualquier caso en el que se realice una Orden para Registros que atañen a uno o más Interesados, el Punto de Contacto debe determinar si está permitido dar aviso al Interesado y, si es así, si es apropiado. Entre los factores que se deben tener en cuenta se incluyen si la solicitud se relaciona con un empleado actual o anterior, u otro Interesado con el que GFM tenga o tuvo una relación, si la información de contacto actual del Interesado está disponible y si el Punto de Contacto considera que proporcionar un aviso podría generar un riesgo de lesión, muerte u otra consecuencia grave. El Punto de Contacto puede consultar con un asesor de control interno o un asesor externo, según corresponda, para tomar esta decisión y puede consultar si la divulgación de los Registros en este caso sería válida y reemplazaría la necesidad de una Orden. Siempre que sea posible, GFM respetará el consentimiento verificable del Interesado para la liberación de Registros relacionados con ese Interesado. No se requiere una Orden en tales situaciones.

14. Solicitudes de conservación

Las solicitudes para conservar información procedentes de una autoridad legal válida deben dirigirse a un Punto de Contacto. Cualquier solicitud de conservación de este tipo debe realizarse por escrito y contener las características de identificación enumeradas en el Procedimiento para la gestión de Registros (sección 7 anterior). Las solicitudes de conservación deben incluir información suficiente para identificar de forma precisa y acertada la información que se va a conservar. En la mayoría de los casos, el nombre del Interesado sin información adicional (por ejemplo, la fecha de nacimiento, los datos de contacto, el cargo o la función en el caso de un empleado) no será suficiente para permitir que GFM identifique al Interesado.

Una vez recibida la solicitud de conservación debidamente completada, el Punto de Contacto se coordinará con el Responsable de IT para garantizar que todos los Registros de respuesta se almacenen únicamente durante los períodos exigidos por la ley aplicable o durante 90 días. Después de la terminación de los períodos de retención aplicables, el material conservado se eliminará de forma rutinaria, a menos que se reciba una solicitud de extensión de la Administración Pública.

15. Órdenes judiciales para el testimonio de testigos

GFM no renunciará a exigir los requisitos de entrega de información en el caso de citaciones u otras órdenes judiciales que soliciten el testimonio de testigos. Dichas órdenes judiciales se deben entregar personalmente a la persona a la que están dirigidas o al representante correspondiente de GFM para la entrega de notificaciones de actos procesales. En este caso no se aceptará la entrega por medios electrónicos. GFM deberá oponerse a las citaciones de testimonios de testigos que se entreguen con menos de 10 días hábiles de anticipación.

16. Citaciones civiles

En los Estados Unidos: las citaciones civiles se pueden entregar físicamente a la entidad GFM correspondiente o a su representante para notificación de actos procesales, a través de este formulario web. Un Punto de Contacto debe revisar cualquier citación civil para confirmar que la entrega fue adecuada, es legalmente vinculante y su alcance es razonable. Las citaciones civiles de una jurisdicción notificadas a una entidad de GFM en otra jurisdicción normalmente no serán vinculantes. El Punto de Contacto puede consultar con un asesor de apoyo interno o un asesor externo, según corresponda, al tomar estas determinaciones. 

En otras partes del mundo: GFM no aceptará la entrega de citaciones civiles electrónicamente, a menos que se obtenga el consentimiento previo por escrito de GFM en cada caso. En cambio, se aceptará la entrega solo cuando se cumpla con las secciones 3 y 11. 

17. Confidencialidad.

GFM reconoce y valora las expectativas legítimas de confidencialidad de sus clientes y empleados. En relación con cualquier Orden, los empleados y representantes de GFM:

• Solo deben acceder a los Registros y tramitarlos en aquellos casos en que “necesiten tener acceso a los mismos” y con las aprobaciones correspondientes.
• Deben utilizar únicamente los sistemas GFM aprobados para el almacenamiento y tramitación de registros. 
• No deben mencionar, revelar o proporcionar acceso a ningún Registro fuera de GFM, excepto según lo permitido en esta Política.
• No deben hablar públicamente sobre temas relacionados con la empresa que puedan implicar la divulgación de Registros.

18. Sanciones por infracción de esta Política

En la medida permitida por la ley aplicable, los empleados y representantes serán considerados como responsables por las infracciones de esta Política; las medidas disciplinarias por dichas infracciones pueden llegar incluso al despido con causa justificada.

19. Preguntas e información de contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, puede ponerse en contacto con GFM enviando un correo electrónico a GFMLegal@gofundme.com.