Richtlinie zu Rechtsverfolgung und behördlichen Anfragen

1. Einführung

Die GoFundMe Group, Inc. und ihre Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (zusammen “GFM”) verpflichten sich, die Privatsphäre von Mitarbeitenden, Kunden und anderen Personen (zusammen “Betroffene Personen“) zu schützen und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, die in den vielen Gerichtsbarkeiten gelten, in denen das Unternehmen tätig ist, und gleichzeitig angemessene Anstrengungen zu unternehmen, um mit entsprechenden Anfragen von Behörden zur Rechtsverfolgung zu kooperieren. Aus diesem Grund werden die Geschäftsunterlagen von GFM und andere nicht-öffentliche oder vertrauliche Informationen über seine Mitarbeitenden, Kunden oder andere Personen (zusammenfassend als “Aufzeichnungen” bezeichnet) im Allgemeinen nicht ohne ein ordnungsgemäßes behördliches Verfahren freigegeben. Diese Richtlinie zur Rechtsverfolgung und behördlichen Anfragen (“Richtlinie“) legt die Grundsätze fest, die GFM befolgt, wenn es auf behördliche Anfragen im Bereich der nationalen Sicherheit, der Rechtsdurchsetzung, der Regulierung und anderweitiger Art reagiert, und soll den GFM-Mitarbeitenden und -Vertretern als Leitfaden für Situationen dienen, in denen Aufzeichnungen ordnungsgemäß an Vollzugsbehörden, Aufsichtsbehörden und andere Behörden (zusammenfassend “Behörden“) weitergegeben werden können.

2. Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Abteilungen und Mitarbeitenden von GFM sowie für Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte, externe Berater oder andere Vertreter, die im Auftrag von GFM tätig sind und Aufzeichnungen besitzen, kontrollieren oder anderweitig Zugang zu ihnen haben.

3. Vorlage nur bei rechtsgültigen und verbindlichen Anordnungen

In der Regel wird GFM nur auf formelle, rechtmäßige und maßgebliche gerichtliche Anordnungen, sanktionsbewehrte Aufforderungen (Subpoenas), Durchsuchungsbefehle oder andere rechtliche Anordnungen von Behörden reagieren, die die Vorlage von Aufzeichnungen (zusammenfassend als “Anordnungen” bezeichnet) erfordern. Außer in Fällen, in denen die Behörden ausreichende Informationen zur Verfügung stellen, um nachzuweisen, dass ein Notfall mit unmittelbarer Bedrohung von Tod oder schwerer Verletzung einer Person, Terrorismus, Cyber-Terrorismus, Entführung, ansteckenden Viren oder ein anderer Notfall, der in gutem Glauben von GFM in Absprache mit der Rechtsabteilung und dem Trust & Safety Team bestimmt wird, die unverzügliche Offenlegung bestimmter Aufzeichnungen erfordert (“dringende Umstände“, weiter unten erörtert), wird GFM in folgenden Fällen keine Aufzeichnungen vorlegen:

Die Anordnung ist nicht verpflichtend. GFM wird keine Aufzeichnungen als Antwort auf informelle oder andere unverbindliche Anfragen zur Verfügung stellen. GFM wird den Anfragenden über seine diesbezügliche Richtlinie informieren.
Die Anordnung ist extraterritorial. GFM betrachtet alle Anfragen an eine bestimmte GFM-Einrichtung in einer anderen Gerichtsbarkeit als die anfragende Einrichtung als extraterritorial und nicht verpflichtend. GFM wird den Anfragenden darüber informieren, dass er Rechtshilfeabkommen (“MLATs” ), das Haager Beweismittelübereinkommen oder andere vergleichbare Vereinbarungen nutzen sollte, um die Aufzeichnungen zu erhalten. Extraterritoriale Anfragen werden in Übereinstimmung mit Abschnitt 11 behandelt.
Die Anordnung weist einen Rechtsfehler auf. GFM stellt keine Aufzeichnungen als Reaktion auf eine Anordnung zur Verfügung, die nicht ordnungsgemäß zugestellt wurde, zu weit gefasst ist oder anderweitig einen wesentlichen Rechtsfehler aufweist. GFM wird entscheiden, ob es eine Klärung der Anordnung anstrebt oder sich der Anordnung widersetzt.

4. Überlegungen zum Datenschutzgesetz

Selbst wenn eine Anordnung gemäß Abschnitt 3 gültig und verbindlich ist, wird GFM versuchen, die Vorlage zu vermeiden, wenn dies ein erhebliches Risiko der Nichteinhaltung geltender Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre, des Datenschutzes und anderer Daten schaffen würde (“Datenschutzrecht“). Bei der Bewertung dieser datenschutzrechtlichen Risiken wird GFM die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen berücksichtigen, die für folgende Bereiche gelten (i) die spezifische GFM-Einheit, der die Anordnung zugestellt wird; (ii) die spezifische GFM-Einheit, die die Vertragspartei der betroffenen Person ist, auf die sich die Aufzeichnungen beziehen; und (iii) die betroffene Person.

5. Potenzielle Konflikte

In potenziellen Konfliktsituationen, in denen eine gültige und verbindliche Anordnung der Vorlage von Aufzeichnungen zugleich ein wesentliches Risiko für die Nichteinhaltung geltender Datenschutzgesetze darstellt, trifft GFM eine strategische Entscheidung, ob und/oder wie reagiert werden soll. Bei der Entscheidung werden die Wahrscheinlichkeit und die Schwere der rechtlichen, rufschädigenden, geschäftlichen und sonstigen Folgen der Nichteinhaltung der Anordnung einerseits und der Nichteinhaltung der Datenschutzgesetze andererseits berücksichtigt.

6. Klagezustellung innerhalb des Unternehmens

Aufgrund der strengen Datenschutzbestimmungen in den verschiedenen Gerichtsbarkeiten, in denen GFM tätig ist, müssen Anordnungen derjenigen GFM-Einheit zugestellt werden, die über die angeforderten Daten verfügt. Anordnungen, die einem Unternehmen zugestellt werden und sich auf Aufzeichnungen beziehen, die sich im Besitz eines anderen Mutter-, Tochter- oder Schwesterunternehmens befinden, werden nicht beachtet. In einigen Fällen kann dies bedeuten, dass mehrere Anordnungen an verschiedene GFM-Einheiten zugestellt werden müssen, um alle potenziell relevanten Informationen zu erhalten. Obwohl ein Ansprechpartner (siehe unten) einer GFM-Einrichtung den Behörden dabei helfen kann, einen Ansprechpartner bei der richtigen Einrichtung zu ermitteln, darf ein Ansprechpartner einer Einrichtung keine Anordnungen bearbeiten oder beantworten, die sich auf Aufzeichnungen beziehen, die sich im Besitz einer anderen Einrichtung befinden.

7. Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Datensatzanfragen

Wenn eine Behörde einem GFM-Mitarbeitenden oder -Vertreter eine mündliche oder schriftliche Anordnung vorlegt, sollte der Mitarbeitende oder Vertreter die Regierungsbehörde an die Rechtsabteilung des GFM oder deren Beauftragte unter GFMLegal@gofundme.com (“Ansprechpartner“) verweisen.

Ein Ansprechpartner, der eine Anfrage für Aufzeichnungen von einer Regierungsbehörde erhält, hält die folgenden Verfahren ein:

7.1. Grundform

Außer bei Vorliegen dringender Umstände müssen alle Anfragen von Behörden nach Unterlagen schriftlich eingereicht werden. Die schriftliche Anfrage muss die folgenden Informationen enthalten, damit die Anfrage verifiziert werden kann:

- Name der Regierungsbehörde;
- Name und Titel der Person, die die Anfrage eingereicht hat;
- Kontaktdaten der Regierungsbehörde (z. B. E-Mail und Telefonnummer); und
- verifizierbare physische Rücksendeadresse.

7.2. Eindeutige Identifikatoren

Die Anordnungen müssen eindeutige Identifikatoren für die betroffene(n) Person(en) sowie ausreichende Informationen zur genauen und eng gefassten Identifizierung der vorzulegenden Datensätze enthalten. Der Name der betroffenen Person ohne zusätzliche Informationen (z. B. Geburtsdatum, Kontaktdaten, Berufsbezeichnung oder Funktion bei Angestellten) ist keine hinreichend eindeutige Kennung, die es den GFM-Einheiten ermöglichen würde, eine betroffene Person zu identifizieren.

7.3. Umfang

Anordnungen sollten so eng und spezifisch wie möglich gefasst sein, um Fehlinterpretationen, Verzögerungen oder Einwände gegen zu weit gefasste Anfragen zu vermeiden. Anordnungen sollten genügend Details enthalten, um nur Informationen zu den betroffenen Personen vorzulegen. Anordnungen zu Informationen, die nicht in der unterzeichneten sanktionsbewehrten Aufforderung, dem Durchsuchungsbefehl oder dem Gerichtsbeschluss enthalten sind, werden nicht berücksichtigt.

7.4. Inhalt

Anfragen nach Inhalten (z. B. disziplinarische oder medizinische Aufzeichnungen von Mitarbeitern, arbeitsbezogene Kommunikation, wörtliche Aufzeichnungen von Kunden- oder sonstiger Kommunikation mit Dritten, Aufzeichnungen) sollten in Form eines Durchsuchungsbefehls erfolgen, der sich auf einen wahrscheinlichen Grund (probable cause) stützt und von einem Gericht genehmigt wurde, oder in Form einer vergleichbaren verbindlichen Anordnung nach geltendem Recht.

7.5. Verfahren der Prüfung

Die Kontaktstelle prüft die Anordnungen auf Rechtsmängel, einschließlich: (i) der Art und Weise der Zustellung, (ii) des Umfangs des Ersuchens, (iii) der Form oder (iv) des unzureichenden Nachweises eines wichtigen Grundes gegenüber einem Gericht. Liegt ein wesentlicher Mangel vor, entscheidet die Kontaktstelle, ob sie sich um eine Klärung der Anordnung bemüht oder ob sie sich der Anordnung widersetzt, wobei sie erforderlichenfalls einen aufsichtsrechtlichen oder einen externen Rechtsbeistand hinzuzieht.

8. Form der Zustellung (Elektronische Zustellung)

In den Vereinigten Staaten: GFM akzeptiert elektronische Zustellungen per Webformular hier von Strafverfolgungsbehörden nur, wenn sie von einem offiziellen E-Mail-Konto oder einer Faxnummer der Strafverfolgungsbehörden empfangen werden; eine physische Zustellung ist in diesen Fällen nicht erforderlich. GFM akzeptiert sanktionsbewehrte Aufforderungen oder Anordnungen zur Vorlage von Aufzeichnungen durch ein zuständiges Gericht per Webformular hier. Alternativ akzeptiert GFM auch Zustellungen an den eingetragenen Vertreter von GFM für die Klagezustellung.

An anderen Orten: GFM akzeptiert keine Zustellungen von Anforderungen auf elektronischem Wege, es sei denn, GFM hat in jedem Fall vorher schriftlich zugestimmt. Stattdessen werden Zustellungen nur dann akzeptiert, wenn sie gemäß den Abschnitten 3 und 11 erfolgen.

9. Schutzanordnungen

Wenn eine Offenlegung erforderlich ist, sollte die Kontaktstelle prüfen, ob es angebracht ist, bei der Regierungsbehörde und/oder einem zuständigen Gericht eine Schutzanordnung zu beantragen, um die Vertraulichkeit der Aufzeichnungen zu wahren und ihre Nutzung einzuschränken. Die Kontaktstelle könnte dies zum Beispiel in Erwägung ziehen, wenn die Aufzeichnungen Geschäftsgeheimnisse von GFM oder andere geschützte und vertrauliche Informationen enthalten.

10. Vorlageverfahren

Wenn es angemessen ist, Aufzeichnungen als Reaktion auf eine Anordnung vorzulegen, prüft der Ansprechpartner die Informationen, die möglicherweise als Reaktion auf die Anordnung vorgelegt werden müssen, bevor er die Aufzeichnungen freigibt, und befolgt die Anordnung strikt mit der Absicht, die Bereitstellung von Informationen zu vermeiden, die nicht ausdrücklich in der Anordnung verlangt werden, einschließlich, wenn die Kontaktstelle dies für angemessen hält, durch Schwärzen von Teilen der Aufzeichnungen. Der Ansprechpartner kann auch berücksichtigen, ob er einen Rückgang des Umfangs der Anordnung bei der Regierungsbehörde anstreben soll.

11. Extraterritoriale Anfragen

Wenn eine Anordnung einer Regierungsbehörde in einer Rechtsordnung die Herausgabe von Aufzeichnungen erzwingen soll, die sich in einer anderen Rechtsordnung befinden oder dort kontrolliert werden, prüft der Ansprechpartner, ob für die Anordnung irgendwelche Beschränkungen der Rechtsordnung gelten und/oder ob die Herausgabe der angeforderten Aufzeichnungen potenzielle Probleme im Rahmen von Datenschutzgesetzen, Gesetzen zur Verhinderung von Ermittlungen oder Sperrungen oder anderen lokalen Beschränkungen der Herausgabe von Aufzeichnungen (“Datenbeschränkungen“) aufwerfen würde. Die Prüfung dieser Fragen durch den Ansprechpartner umfasst in der Regel eine Analyse der anwendbaren Datenbeschränkungen (die es erforderlich machen können, dass die Regierungsbehörde MLATs oder ähnliche Vereinbarungen nutzt) sowie der Bedingungen in den einschlägigen Datenschutzhinweise und -verfahren von GFM. Sofern keine dringenden Umstände vorliegen, ist es der Grundsatz von GFM, nicht auf eine Anordnung zu reagieren, die den Zuständigkeitsbereich der anfragenden Regierungsbehörde überschreitet, und bei der Beantwortung von Anordnungen nicht gegen geltende Dateneinschränkungen zu verstoßen.

Darüber hinaus dürfen Daten, außer in dringenden Fällen, nicht von einem für die Verarbeitung Verantwortlichen oder einer Gerichtsbarkeit in eine andere (oder innerhalb einer) verschoben werden, um den Zugriff von Behörden zu erleichtern. In Situationen, in denen eine geltende Anordnung ohne Rechtsfehler die Herausgabe von Aufzeichnungen in einer Weise erfordern würde, die den geltenden Datenbeschränkungen zuwiderläuft, legt die Kontaktstelle fest, wie darauf zu reagieren ist, und berät sich gegebenenfalls mit dem Rechtsbeistand der Aufsichtsbehörde oder einem externen Rechtsbeistand. Die GFM-Einrichtung, die einer solchen Anordnung unterliegt, ermutigt die Regierungsbehörde, MLATs oder andere vergleichbare Vereinbarungen zu nutzen, die die Vorlage der angeforderten Informationen in einer Weise erleichtern würden, die mit den geltenden Datenbeschränkungen vereinbar ist.

12. Verfahren bei Vorliegen dringender Umstände

Wie vorstehend bereits erwähnt, handelt es sich bei dringenden Umständen um Umstände, unter denen die Behörde dem Ansprechpartner ausreichende Informationen zur Verfügung stellt, so dass der Ansprechpartner in Absprache mit der Rechtsabteilung und dem Vertrauens- und Sicherheitsteam in gutem Glauben davon ausgeht, dass ein Notfall mit unmittelbarer Bedrohung durch Tod, Terrorismus, Entführung, ansteckende Viren oder schwere körperliche Verletzungen einer Person die unverzügliche Offenlegung bestimmter Aufzeichnungen erfordert. Ein Vollzugsbeamter, der nachweisen will, dass ein dringender Umstand vorliegt, muss in der Lage sein, seine Identität (d. h. Vorlage eines Dienstausweises oder eines anderen geeigneten staatlichen Ausweises) und die Art des dringenden Umstands hinreichend zu belegen.

Bei Vorliegen dringender Umstände ist GFM berechtigt, aber nicht verpflichtet, freiwillig Informationen, einschließlich Aufzeichnungen, an Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben. Eine solche Offenlegung sollte eng auf die dringenden Umstände, die die Offenlegung rechtfertigen, zugeschnitten sein. Ebenso kann GFM die Herausgabe von Aufzeichnungen als Reaktion auf eine gültige und verbindliche Anordnung verweigern oder aufschieben, wenn GFM der Ansicht ist, dass eine solche Herausgabe zu einer schweren körperlichen Verletzung einer Person führen könnte oder offensichtlich andere dringende Umstände vorliegen.

13. Benachrichtigung und Einwilligung der betroffenen Person

GFM behält sich das Recht vor, die betroffenen Personen zu benachrichtigen, deren Daten im Rahmen einer Anordnung angefordert werden, es sei denn, eine solche Benachrichtigung ist durch die Anordnung selbst oder durch das Gesetz verboten. GFM behält sich außerdem das Recht vor, die Einwilligung der betroffenen Person zur Weitergabe der betreffenden Datensätze einzuholen.

In jedem Fall, in dem Aufzeichnungen über eine oder mehrere betroffene Personen angefordert werden, sollte der Ansprechpartner entscheiden, ob eine Benachrichtigung der betroffenen Personen zulässig ist, und wenn ja, ob sie angemessen ist. Dabei ist unter anderem zu berücksichtigen, ob sich die Anfrage auf einen aktuellen oder ehemaligen Mitarbeiter oder eine andere betroffene Person bezieht, zu der GFM eine Beziehung unterhält oder unterhielt, ob aktuelle Kontaktinformationen für die betroffene Person verfügbar sind und ob der Ansprechpartner der Ansicht ist, dass eine Benachrichtigung das Risiko einer Verletzung, eines Todesfalls oder einer anderen schwerwiegenden Angelegenheit darstellen könnte. Der Ansprechpartner kann sich bei dieser Entscheidung mit dem Rechtsbeistand der Aufsichtsbehörde oder einem externen Rechtsbeistand beraten, um festzustellen, ob die Freigabe von Aufzeichnungen gültig wäre und die Notwendigkeit einer Anordnung ersetzt. Wann immer es möglich ist, wird GFM die überprüfbare Zustimmung der betroffenen Person zur Freigabe der sie betreffenden Daten einhalten. In solchen Situationen ist keine Anordnung erforderlich.

14. Ersuchen zur Aufbewahrung

Ersuchen um die Aufbewahrung von Informationen, die von einer gültigen Rechtsinstanz stammen, sollten an einen Ansprechpartner gerichtet werden. Ein solches Ersuchen auf Aufbewahrung sollte schriftlich gestellt werden und die im Verfahren für den Umgang mit Unterlagen (Abschnitt 7) aufgeführten Identifizierungsmerkmale enthalten. Aufbewahrungsersuchen müssen ausreichende Informationen enthalten, um die aufzubewahrenden Informationen genau und eng zu bestimmen. In den meisten Fällen reicht der Name der betroffenen Person ohne zusätzliche Informationen (z. B. Geburtsdatum, Kontaktdaten, Berufsbezeichnung oder Funktion bei Mitarbeitern) nicht aus, um GFM die Identifizierung der betroffenen Person zu ermöglichen.

Nach Erhalt eines ordnungsgemäß ausgefüllten Antrags auf Aufbewahrung koordiniert sich der Ansprechpartner mit dem Leiter der IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass alle entsprechenden Unterlagen nur für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume oder 90 Tage aufbewahrt werden. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen wird das aufbewahrte Material routinemäßig gelöscht, es sei denn, die Regierungsbehörde hat eine Verlängerung verfügt.

15. Gerichtliche Anordnung für Zeugenaussagen

GFM verzichtet nicht auf die Zustellung von sanktionsbewehrte Aufforderungen oder anderen gerichtlichen Anordnungen, mit denen Zeugenaussagen angefordert werden. Solche gerichtlichen Anordnungen müssen entweder der Person, an die sie gerichtet sind, persönlich zugestellt werden oder dem eingetragenen GFM-Zustellungsbevollmächtigten; elektronische Mittel sind nicht zulässig. GFM widersetzt sich sanktionsbewehrten Aufforderungen zur Zeugenaussage, die weniger als 10 Arbeitstage im Voraus zugestellt werden.

16. Zivilrechtliche sanktionsbewehrte Aufforderungen

In den Vereinigten Staaten: Zivilrechtliche sanktionsbewehrte Aufforderungen können der betreffenden GFM-Einrichtung oder ihrem eingetragenen Zustellungsbevollmächtigten über dieses Webformular physisch zugestellt werden. Ein Ansprechpartner sollte jede zivilrechtliche sanktionsbewehrte Aufforderung überprüfen, um zu bestätigen, dass die Zustellung ordnungsgemäß war, sie rechtsverbindlich ist und ihr Umfang angemessen ist. Zivilrechtliche sanktionsbewehrte Aufforderungen aus einer Gerichtsbarkeit, die einer GFM-Einheit in einer anderen Gerichtsbarkeit zugestellt werden, sind normalerweise nicht bindend. Der Ansprechpartner kann bei diesen Entscheidungen gegebenenfalls einen Rechtsbeistand der Aufsichtsbehörde oder einen externen Rechtsbeistand zu Rate ziehen.

An anderen Orten: GFM akzeptiert keine Zustellungen von zivilrechtlichen sanktionsbewehrten Aufforderungen auf elektronischem Wege, es sei denn, GFM hat in jedem Fall vorher schriftlich zugestimmt. Stattdessen werden Zustellungen nur dann akzeptiert, wenn sie gemäß den Abschnitten 3 und 11 erfolgen.

17. Vertraulichkeit

GFM anerkennt und schätzt die berechtigten Erwartungen seiner Kunden und Mitarbeiter an die Wahrung von Vertraulichkeit. Im Zusammenhang mit einem Auftrag, dürfen GFM-Mitarbeitende und Vertreter:

nur auf Datensätze “auf Wissensbasis” zugreifen und diese bearbeiten und für die eine entsprechende Genehmigung vorliegt;
nur zugelassene GFM-Systeme für die Speicherung und Verarbeitung von Unterlagen verwenden;
keine Aufzeichnungen außerhalb von GFM diskutieren, offenlegen oder anderweitig Zugriff darauf gewähren, es sei denn, dies ist in dieser Richtlinie erlaubt;
sich nicht öffentlich über geschäftsbezogene Themen äußern, die die Herausgabe von Unterlagen beinhalten könnten.

18. Sanktionen für Verstöße gegen diese Richtlinie

Soweit gesetzlich zulässig, übernehmen Mitarbeitende und Vertreter die Verantwortung für Verstöße gegen diese Richtlinie; die Disziplinarmaßnahmen für Verstöße können bis zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund reichen.

19. Fragen und Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, können Sie GFM per E-Mail an GFMLegal@gofundme.com kontaktieren.