Beleid inzake wetshandhaving en overheidsverzoeken

1. Inleiding

GoFundMe Group, Inc. en haar dochterondernemingen en gelieerde bedrijven (gezamenlijk, “GFM“) zijn toegewijd aan het handhaven van de privacy van werknemers, klanten en andere personen (gezamenlijk, “Betrokkenen“) en het naleven van de privacy regelgeving die van toepassing is in de vele rechtsgebieden waarin zij actief is, terwijl zij ook redelijke inspanningen leveren om samen te werken met de toepasselijke wetshandhavingsverzoeken om bijstand en informatie. Daarom zullen de bedrijfsdocumenten van GFM en andere niet-openbare of vertrouwelijke informatie over haar werknemers, klanten of andere personen (gezamenlijk “Documenten“) over het algemeen niet worden vrijgegeven zonder de juiste juridische procedure. In dit Beleid inzake wetshandhaving en overheidsverzoeken (“Beleid“) worden de beginselen vastgelegd die GFM in acht zal nemen bij het reageren op verzoeken in het kader van de nationale veiligheid, wetshandhaving, regelgeving en andere juridische verzoeken en het is bedoeld als leidraad voor GFM werknemers en vertegenwoordigers met betrekking tot situaties waarin Documenten op de juiste wijze kunnen worden vrijgegeven aan wetshandhavingsinstanties, toezichthoudende instanties en andere overheidsinstanties (gezamenlijk “Overheidsinstanties“).

2. Reikwijdte

Dit Beleid is van toepassing op alle GFM afdelingen en werknemers, alsmede op onderaannemers, tijdelijke werknemers, externe consultants of andere vertegenwoordigers die namens GFM werken en die in het bezit zijn van, zeggenschap hebben over of anderszins toegang hebben tot Documenten.

3. Overlegging alleen voor geldige en bindende Bevelen

Als algemene regel zal GFM alleen gehoor geven aan formele, legitieme en toepasselijke gerechtelijke bevelen, dagvaardingen, huiszoekingsbevelen of andere juridische verzoeken door Overheidsinstanties die de overlegging van Documenten (collectief “Bevelen“) afdwingen. Behalve in omstandigheden waarin Overheidsinstanties voldoende informatie verstrekken om aan te tonen dat een noodgeval waarbij sprake is van een onmiddellijke dreiging van overlijden of ernstig letsel aan een persoon, terrorisme, cyberterrorisme, ontvoering, besmettelijke virussen of een ander noodgeval zoals te goeder trouw door GFM in overleg met de juridische afdeling en het Trust & Safety Team vastgesteld, onverwijlde verstrekking van specifieke Documenten vereist (“Uitzonderlijke Omstandigheden“, hieronder verder besproken), zal GFM niet overgaan tot overlegging van Documenten waar:

Het Bevel niet-bindend is. GFM zal geen Documenten verstrekken in antwoord op informele of andere niet-bindende verzoeken. GFM zal de verzoeker op de hoogte brengen van haar Beleid op dit punt.
Het Bevel extraterritoriaal is. GFM zal verzoeken aan een specifieke GFM entiteit in een ander rechtsgebied dan de verzoekende entiteit als extraterritoriaal en niet-bindend beschouwen. GFM zal de verzoeker ervan in kennis stellen gebruik te maken van verdragen inzake wederzijdse rechtshulp (mutual legal assistance treaties, “MLATs“), het Haags Bewijsverdrag of andere vergelijkbare regelingen om de Documenten te verkrijgen. Extraterritoriale verzoeken zullen worden behandeld overeenkomstig Artikel 11.
Het Bevel een juridisch gebrek vertoont. GFM zal geen Documenten overleggen in antwoord op een Bevel dat onjuist is betekend, te ruim is geformuleerd of anderszins een materieel juridisch gebrek vertoont. GFM zal beslissen of het om een verduidelijking van het Bevel zal verzoeken of zich tegen het Bevel zal verzetten.

4. Beoordeling van overwegingen in verband met Privacywetgeving

Zelfs indien een Bevel geldig en bindend is overeenkomstig Artikel 3, zal GFM trachten overlegging te vermijden indien een dergelijke activiteit een wezenlijk risico zou inhouden op niet-naleving van de toepasselijke privacy-, gegevensbeschermings- en andere gegevensregelgeving (“Privacywetgeving“). Bij de beoordeling van deze risico’s inzake de Privacywetgeving zal GFM rekening houden met de Privacywetgevingsverplichtingen die van toepassing zijn op: (i) de specifieke GFM entiteit die wordt gediend met het Bevel; (ii) de specifieke GFM entiteit die de contractspartij is met de Betrokkene op wie de Documenten betrekking hebben en (iii) de relevante Betrokkene.

5. Potentiële conflicten

In potentiële conflictsituaties, waarin een geldig en bindend Bevel tot overlegging van Documenten een wezenlijk risico van niet-naleving van de toepasselijke Privacywetgeving met zich mee zou brengen, zal GFM een strategische beslissing nemen over de vraag of en/of hoe te reageren. Bij de beslissing zal rekening worden gehouden met de waarschijnlijkheid en de ernst van de juridische, reputationele, zakelijke en andere gevolgen van de niet-naleving van het Bevel enerzijds en van de niet-naleving van de Privacywetgeving anderzijds.

6. Betekening binnen de bedrijfsstructuur

Als gevolg van strikte vereisten op het gebied van de Privacywetgeving in de verschillende rechtsgebieden waar GFM actief is, moeten Bevelen worden betekend aan de GFM entiteit die de gevraagde Documenten beheert. Aan een entiteit betekende Bevelen met betrekking tot Documenten die in het bezit zijn van een andere moeder-, dochter- of gelieerde entiteit zullen niet worden gehonoreerd. In sommige gevallen kan dit betekenen dat meerdere Bevelen moeten worden betekend aan verschillende GFM entiteiten om alle potentieel relevante informatie te verkrijgen. Hoewel een Contactpunt (zoals hieronder gedefinieerd) van een GFM entiteit Overheidsinstanties kan helpen bij het identificeren van een Contactpunt bij de juiste entiteit, mag een Contactpunt van een entiteit geen Bevelen behandelen of beantwoorden die betrekking hebben op Documenten waarover een andere entiteit beschikt.

7. Procedure voor de behandeling van verzoeken om Documenten

Wanneer een Overheidsinstantie een mondeling of schriftelijk Bevel voorlegt aan een GFM werknemer of vertegenwoordiger, dient de werknemer of vertegenwoordiger de Overheidsinstantie door te verwijzen naar de juridische afdeling van GFM of de door deze aangewezen personen op GFMLegal@gofundme.com (“Contactpunt“).

Een Contactpunt dat van een Overheidsinstantie een verzoek om Documenten ontvangt, neemt de volgende procedures in acht:

7.1. Basisvorm

Behoudens in Uitzonderlijke Omstandigheden moeten alle verzoeken van Overheidsinstanties om Documenten schriftelijk worden ingediend. Het schriftelijke verzoek moet de volgende informatie bevatten om het verzoek te kunnen verifiëren:

- Naam van de Overheidsinstantie;
- Naam en titel van de persoon die het verzoek indient;
- Contactgegevens van de Overheidsinstantie (bijv. e-mail en telefoonnummer); en
- Verifieerbaar fysiek retouradres.

7.2. Unieke identificatoren

Bevelen moeten identificatoren bevatten die uniek zijn voor de specifieke Betrokkene(n) en voldoende informatie om de te overleggen Documenten nauwkeurig en nauwgezet te identificeren. De naam van de Betrokkene zonder aanvullende informatie (bijv. geboortedatum, contactgegevens, functietitel of functie voor werknemers) is geen voldoende unieke identificator aan de hand waarvan GFM entiteiten een Betrokkene kunnen identificeren.

7.3. Reikwijdte

Bevelen moeten zo eng en specifiek mogelijk zijn om verkeerde interpretatie, vertraging of bezwaren in antwoord op al te ruime verzoeken te voorkomen. Bevelen dienen voldoende details te bevatten om alleen informatie over te leggen die betrekking heeft op de Betrokkene(n) in kwestie. Bevelen tot het verstrekken van informatie die niet in de ondertekende dagvaarding, huiszoekingsbevel of gerechtelijk bevel is opgenomen, worden buiten beschouwing gelaten.

7.4. Inhoud

Verzoeken om inhoud (bijv. disciplinaire of medische dossiers van werknemers, arbeidsgerelateerde communicatie, woordelijke verslagen van communicatie met klanten of andere derden, opnames) moeten de vorm hebben van een huiszoekingsbevel dat wordt ondersteund door een waarschijnlijke oorzaak die is goedgekeurd door een rechtbank of een vergelijkbaar dwingend Bevel onder de toepasselijke wetgeving.

7.5. Onderzoeksprocedure

Het Contactpunt onderzoekt de Bevelen op juridische gebreken, met inbegrip van: (i) de wijze van betekening; (ii) de omvang van het verzoek; (iii) de vorm ervan; of (iv) een ontoereikend bewijs van gegronde redenen voor een rechtbank. Indien er een materieel gebrek bestaat, bepaalt het Contactpunt of het om verduidelijking van het Bevel zal verzoeken, dan wel of het zich tegen het Bevel zal verzetten, zo nodig in overleg met de toezichthoudende raadsman of een externe raadsman.

8. Vorm van levering (elektronische levering)

In de Verenigde Staten: GFM zal de betekening van Bevelen langs elektronische weg aanvaarden via webformulier hier van wetshandhavingsinstanties alleen op voorwaarde dat zij worden ontvangen van een officieel wetshandhavingsemailaccount of faxnummer; geen fysieke betekening is nodig in deze gevallen. GFM aanvaardt dagvaardingen of bevelen tot overlegging door elke bevoegde rechtbank via het webformulier hier. Als alternatief zal GFM betekening aanvaarden aan de geregistreerde agent van GFM.

Elders in de wereld: GFM zal geen betekening van Bevelen langs elektronische weg aanvaarden, tenzij in elk afzonderlijk geval de voorafgaande schriftelijke toestemming van GFM is verkregen. In plaats daarvan zal betekening slechts worden aanvaard wanneer zulks geschiedt overeenkomstig de Artikelen 3 en 11.

9. Beschermingsmaatregelen

Indien verstrekking noodzakelijk is, moet het Contactpunt overwegen of het passend is de Overheidsinstantie en/of de bevoegde rechterlijke instantie te verzoeken een beschermingsmaatregel te treffen om de Documenten vertrouwelijk te houden en het gebruik ervan te beperken. Het Contactpunt kan bijvoorbeeld overwegen dit te doen in omstandigheden waarin Documenten GFM handelsgeheimen of andere eigendoms- en vertrouwelijke informatie bevatten.

10. Overleggingsprocedures

Indien het nodig is om naar aanleiding van een Bevel Documenten te overleggen, zal het Contactpunt de informatie die naar aanleiding van het Bevel moet worden overgelegd, controleren alvorens de Documenten vrij te geven en zal het het Bevel strikt opvolgen om te vermijden dat informatie wordt verstrekt die niet specifiek in het Bevel wordt gevraagd, onder meer, indien het Contactpunt dit nodig acht, door delen van de Documenten te redigeren. Het Contactpunt kan ook nagaan of het nodig is om bij de Overheidsinstantie een beperking de reikwijdte van het Bevel te vragen.

11. Extraterritoriale verzoeken

Indien een Bevel van een Overheidsinstantie in een bepaald rechtsgebied strekt tot overlegging van Documenten die in een ander rechtsgebied bewaard of beheerd worden, onderzoekt het Contactpunt of er voor het Bevel bevoegdheidsbeperkingen gelden en/of de overlegging van de gevraagde Documenten aanleiding kan geven tot problemen in verband met Privacywetgeving, anti-onderzoeks- of afschermingswetgeving of andere plaatselijke beperkingen inzake de overlegging van Documenten (“Gegevensbeperkingen“). De beoordeling van deze kwesties door het Contactpunt omvat doorgaans een analyse van de toepasselijke Gegevensbeperkingen (die kunnen vereisen dat de Overheidsinstantie gebruik maakt van MLATs of een soortgelijke overeenkomst), alsmede bepalingen in het relevante privacyverklaring en de procedures van GFM. Tenzij er sprake is van Uitzonderlijke Omstandigheden, is het beleid van GFM om niet te reageren op een Bevel dat het rechtsgebied van de verzoekende Overheidsinstantie te buiten gaat en om bij het reageren op Bevelen de toepasselijke Gegevensbeperkingen niet te schenden.

Bovendien mogen gegevens, behalve in Uitzonderlijke Omstandigheden, niet worden verplaatst van de ene verwerkingsverantwoordelijke of het ene rechtsgebied naar (of in) een ander(e) om de toegang door Overheidsinstanties te vergemakkelijken. In situaties waarin een toepasselijk Bevel zonder juridisch gebrek de overlegging van Documenten zou vereisen op een wijze die in strijd is met de toepasselijke Gegevensbeperkingen, bepaalt het Contactpunt hoe hierop moet worden gereageerd, zo nodig in overleg met de toezichthoudende raadsman of een externe raadsman. De GFM entiteit waarop een dergelijk Bevel betrekking heeft, moedigt de Overheidsinstantie aan gebruik te maken van eventuele MLATs of andere vergelijkbare regelingen die de overlegging van de gevraagde informatie zouden vergemakkelijken op een wijze die in overeenstemming is met alle toepasselijke Gegevensbeperkingen.

12. Procedure in geval van Uitzonderlijke Omstandigheden

Zoals hierboven vermeld, zijn Uitzonderlijke Omstandigheden omstandigheden waarin de Overheidsinstantie voldoende informatie verstrekt aan het Contactpunt waardoor het Contactpunt, in overleg met de juridische afdeling en het Trust & Safety Team, te goeder trouw van mening is dat een noodsituatie met een onmiddellijke dreiging van overlijden, terrorisme, ontvoering, besmettelijke virussen of ernstig lichamelijk letsel aan een persoon, onverwijlde verstrekking van specifieke Documenten vereist. Een wetshandhavingsfunctionaris die wil aantonen dat er sprake is van Uitzonderlijke Omstandigheden, moet zijn/haar identiteit (d.w.z. een badge of een andere passende overheidsidentificatie) en de aard van de Uitzonderlijke Omstandigheden voldoende kunnen aantonen.

In geval van Uitzonderlijke Omstandigheden is het GFM toegestaan, maar niet verplicht, om vrijwillig informatie, met inbegrip van Documenten, te verstrekken aan wetshandhavingsinstanties. Een dergelijke verstrekking moet strikt worden afgestemd op de Uitzonderlijke Omstandigheden die de verstrekking rechtvaardigen. Evenzo kan GFM de overlegging van Documenten ingevolge een geldig en bindend Bevel weigeren of uitstellen indien GFM van oordeel is dat die overlegging aanleiding zou kunnen geven tot ernstig lichamelijk letsel aan een persoon of indien er andere Uitzonderlijke Omstandigheden blijken te zijn.

13. Kennisgeving aan de Betrokkene en toestemming

GFM behoudt zich het recht voor de Betrokkenen over wie Documenten worden opgevraagd als antwoord op een Bevel in kennis te stellen, behalve wanneer het verstrekken van een dergelijke kennisgeving door het Bevel zelf of door de wet verboden is. GFM behoudt zich tevens het recht voor de Betrokkene toestemming te vragen voor verstrekking van de relevante Documenten.

In elk geval waarin een Bevel wordt uitgevaardigd voor Documenten die betrekking hebben op één of meer Betrokkenen, moet het Contactpunt bepalen of kennisgeving aan de Betrokkene is toegestaan, en zo ja, of dat passend is. Factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer of het verzoek betrekking heeft op een huidige of voormalige werknemer of een andere Betrokkene met wie GFM een relatie heeft of heeft gehad, of er actuele contactinformatie voor de Betrokkene beschikbaar is en of het Contactpunt van mening is dat het verstrekken van een kennisgeving een risico op letsel, overlijden of een andere ernstige zaak zou kunnen opleveren. Het Contactpunt kan bij het nemen van deze beslissing zo nodig de toezichthoudende raadsman of een externe raadsman raadplegen en overleggen of de vrijgave van Documenten geldig zou zijn en de noodzaak van een Bevel zou vervangen. Waar mogelijk zal GFM verifieerbare toestemming van de Betrokkene voor het vrijgeven van Documenten met betrekking tot die Betrokkene honoreren. In dergelijke situaties is geen Bevel vereist.

14. Verzoeken om bewaring

Verzoeken om bewaring van informatie afkomstig van een geldige juridische autoriteit moeten worden gericht aan een Contactpunt. Een dergelijk verzoek om bewaring moet schriftelijk worden ingediend en de identificatiekenmerken bevatten die in de Procedure voor de behandeling van Documenten (Artikel 7 hierboven) zijn vermeld. Verzoeken om bewaring moeten voldoende informatie bevatten om de te bewaren informatie nauwkeurig en specifiek te identificeren. In de meeste gevallen zal de naam van de Betrokkene zonder aanvullende informatie (bijv. geboortedatum, contactgegevens, functietitel of functie voor werknemers) niet voldoende zijn om GFM in staat te stellen de Betrokkene te identificeren.

Na ontvangst van een naar behoren ingevuld verzoek om bewaring, coördineert het Contactpunt met het hoofd van de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat alle responsieve Documenten slechts worden bewaard gedurende de perioden die door de toepasselijke wetgeving worden vereist of gedurende 90 dagen. Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijnen zal het bewaarde materiaal routinematig worden verwijderd, tenzij van de Overheidsinstantie een verzoek om verlenging wordt ontvangen.

15. Gerechtelijke bevelen voor getuigenverklaring

GFM zal niet afzien van de betekening van dagvaardingen of andere gerechtelijke bevelen waarbij om getuigenverklaringen wordt verzocht. Dergelijke gerechtelijke bevelen moeten persoonlijk worden betekend aan de persoon aan wie zij gericht zijn of aan de toepasselijke geregistreerde agent van GFM voor betekening; elektronische middelen zijn niet aanvaardbaar. GFM zal zich verzetten tegen dagvaardingen voor getuigenverklaringen die minder dan 10 werkdagen van tevoren worden betekend.

16. Civiele dagvaardingen

In de Verenigde Staten: Civiele dagvaardingen kunnen fysiek worden betekend aan de betreffende GFM entiteit of haar geregistreerde agent voor betekening, door middel van dit webformulier. Een Contactpunt moet elke civiele dagvaarding controleren om te bevestigen dat de betekening correct is verlopen, dat de dagvaarding juridisch bindend is en dat de reikwijdte ervan redelijk is. Civiele dagvaardingen uit een bepaald rechtsgebied die worden betekend aan een GFM entiteit in een ander rechtsgebied zullen normaliter niet bindend zijn. Het Contactpunt kan in voorkomend geval een toezichthoudende raadsman of een externe raadsman raadplegen bij het nemen van deze beslissingen.

17. Vertrouwelijkheid

GFM erkent en waardeert de legitieme verwachtingen van haar klanten en werknemers ten aanzien van vertrouwelijkheid. In verband met een Bevel, mogen GFM werknemers en vertegenwoordigers:

Documenten alleen raadplegen en verwerken op een “need to know” basis en met de juiste goedkeuringen.
Alleen goedgekeurde GFM systemen gebruiken voor de opslag en verwerking van Documenten.
Geen Documenten buiten GFM bespreken, onthullen of anderszins toegankelijk maken, behalve zoals toegestaan in dit Beleid.
Niet in het openbaar spreken over bedrijfsgerelateerde onderwerpen die de vrijgave van Documenten kunnen inhouden.

18. Sancties voor overtreding van dit Beleid

Voor zover de toepasselijke wetgeving dit toelaat, worden werknemers en vertegenwoordigers verantwoordelijk gehouden voor schendingen van dit Beleid; disciplinaire maatregelen in geval van schendingen kunnen oplopen tot en bestaan uit ontslag om dringende reden.

19. Vragen en contactgegevens

Indien u vragen heeft over dit Beleid, kunt u contact opnemen met GFM door een e-mail te sturen naar GFMLegal@gofundme.com.